ZONA KOMUNITAS KOLEKTOR

Sebagai event komunitas, HOT EVENT ingin menyediakan zona komunitas kolektor.
Zona ini berupa stand-stand yang akan diisi oleh berbagai barang koleksi yang dipajang, barang2 ini milik masing2 perseorangan kolektor tanpa keterikatan apapun

Contoh metodenya kurang lebih adalah:

1. Si A seorang kolektor, misalnya barang2 bertema Dragon Ball.
2. Si A, menghubungi admin atau penyelenggara via email inotaku.organizer@gmail.com, memperkenalkan dirinya dan benda2 koleksi Dragon Ball. 
3. Si A, menyatakan kesediaan berkontribusi dalam zona komunitas kolektor, dan mengusulkan ide zonanya adalah zona kolektor Dragon Ball.
4. Admin / penyelenggara menampung berbagai usulan, dan jika usulan mengenai Dragon Ball ternyata juga disampaikan oleh orang lain. Maka Admin / penyelenggara akan memenuhi da mendirikan zona kolektor Dragon Ball. Alasannya karena selain si A, masih ada teman lain yang mendukung terciptanya zona kolektor ini.
5. Pada Hari H atau Hari H-1, Si A, hadir di lokasi event. Si A membawa barang2 koleksinya.
6. Si A menaruh barang2 koleksinya untuk dipamerkan di Stand yang diberi nama Stand Dragon Ball Fans atau Dragon Ball Collector atau Dragon Ball Community.
7. Dalam memajang barang2 koleksinya, SI A, berbagi tempat atau area dengan kolektor Dragon Ball lainnya.
8. Setelah barang2 ditaruh dan dipajang, si A stay di stand tersebut untuk menjaga barang2 koleksinya itu selama event berlangsung. Bisa juga minta tolong temannya sesama kolektor untuk menjaga barang2nya supaya tidak rusak atau hilang.

Aktifitas

1. Tujuannya supaya sesama komunitas dg hobi yang sama bisa ngobrol, bergaul, berkenalan, bertemu teman baru yang sehobi dan terciptanya komunitas kolektor Dragon Ball dipayungi KHCI.
2. Zona stand ini murni sebagai komunitas kolektor, sehingga tidak boleh berjualan atau menerima pesanan.
3. Zona ini dapat dimanfaatkan untuk berdiskusi, berkenalan, dan membahas topik seputar kegemarannya. Admin / panitia akan menyediakan meja, kursi untuk area ngobrol dan diskusi membernya.
4. Disarankan barang2 koleksi yang berharga, jangan ditinggal. Barang2 koleksi berharga dibawa pulang saja demi keamanan, dan dibawa lagi keesokan harinya.

Cara bergabung:

1. Nah untuk yang tertarik dan berminat silakan usulkan keywordnya. Contoh: Yugioh, Hatsune Miku, Dragon Ball, Gunpla, Nendoroid, Poster, Action figure, Boneka, dll. Tidak harus jejepangan.
2. Kalau bisa bikin dekorasi atau tempelan poster, dll. untuk mendekor standnya. Bawa etalase, atau rak pajang kalau bisa, tapi kalau tidak bisa tak apa-apa.
3. Sesudahnya, jika ingin membuat organisasi komunitas sendiri juga tidak apa-apa, Misalnya siapa mau jadi ketua siapa wakil, siapa yg jadi bendahara (siapa tahu mau bikin dekorasi/pajangan) kalau belum ada biar admin saja yg "sementara" jadi ketuanya.

Future plan:

1. Diharapkan terciptanya club atau komunitas dengan hobi masing2 yang disukainya.
2. Mendapatkan teman komunitas sehobi dan nyambung dalam pembicaraan.
3. Area pajang yang menarik, dengan banyak diorama pajangan yang bertema fantasi dan juga menginspirasi

Catatan:

1. Untuk sementara zona komunitas ini adalah: Kolektor barang bertema, kolektor penggemar tertentu (misalnya penggemar artis yang sama), kolektor hobi crafting (membuat sesuatu, misalnya menggambar, sculpture, merakit, handycraft, dll)
2. Komunitas kolektor yang dimaksud, harus memiliki barang untuk dipajang secara fisik. Jangan berupa sesuatu yang seperti koleksi anime dalam harddisc yang tidak bisa memajang apapun.
3. Dalam berpameran, peserta diharuskan menjaga barangnya masing2 supaya aman, dan utuh

PENDAFTARAN
Silakan perkenalkan dirimu, dan usulkan koleksimu via email inotaku.organizer@gmail.com

ROLE-PLAY GAMES

• - Role play artinya adalah bermain peran.
• - Jika bermain role-play memakai kostum, itu namanya cosplay.
• - HOT Event ingin bikin semacam lomba role-play sambil bercosplay.
• - Kali ini kita akan mengadakan kegiatan Role-Play oleh cosplayer. Kegiatan ini akan mengandalkan spontanitas dari para peserta.
• - Para peserta akan ditampilkan berdua diatas panggung. Dan bisa terjadi penampilan karakter dari anime/game/movie berbeda dalam satu stage.
• - Peserta diberikan kebebasan beraksi menampilkan perannya dalam berinteraksi kepada lawannya.
• - Kegiatan ini adalah ajang komunitas yang bertujuan menciptakan ajang keakraban, kebersamaan, kekeluargaan sesama komunitas pecinta cosplay.

HADIAH: 
Juara 1: Uang Tunai Rp. 500.000,-
Juara 2: Uang Tunai Rp. 250.000,-

WAKTU: Minggu, 3 Nov 2013, Lomba diselenggarakan setelah usai Cosplay Contest
LOKASI: Gambir Expo, PRJ Kemayoran, Jakarta
BIAYA PENDAFTARAN: Gratis, cukup membeli HTM.

-----------------------------------------------------------------------------------------------

KETENTUAN & PERSYARATAN

1. Peserta mendaftar dengan mengirimkan foto dirinya dalam wujud sedang bercosplay.
2. Pengiriman foto ke : inotaku.CONTEST@gmail.com
3. Peserta yang tidak mengirimkan foto pun dapat mengikuti kegiatan ini, selama pada hari H, waktu dan durasi masih tersedia.
4. Jika pendaftar melebihi kapasitas kuota durasi rundown yang tersedia, maka akan diundi di hari H oleh panitia HOT Event. Pendaftar yang mengirimkan email akan lebih diprioritaskan.
5. Peserta registrasi ulang on the spot, di sampng panggung pada hari H.
6. Waktu kegiatan diumumkan mendadak di hari H, yaitu antara pukul 15:00 s/d 18:00
7. Peserta tampil sendirian, menghadapi lawannya.
8. Dalam beraksi, dilarang mengkait2kan dengan SARA, baik melecehkan ataupun menyiratkan. TANPA PENGECUALIAN.
9. Dalam beraksi, dilarang menggunakan benda, alat, aksi, atau zat yang dapat berbahaya, misalnya: api, cairan, replika senjata berbahan logam atau metal, yang dimungkinkan berbahaya bagi dirinya sendiri, pengunjung umum, atau keamanan equipment panggung.
10. Jika ditemui benda, alat, aksi, atau zat yang dianggap berbahaya, panitia dapat langsung meng-cut seketika, diskualifikasi, bahkan sanksi. dalam hal ini, adalah hak prerogatif panitia secara sepihak.
11. Kegiatan ini adalah kegiatan komunitas dan dimaksudkan untuk keakraban, kebersamaan, kekeluargaan, dan ajang gathering  sesama komunitas penyuka hobi cosplay.
12. Usia peserta bebas.
13. Tema bebas, tidak harus jejepangan.
14. No Original
15. Foto peserta akan diposting di FP KCI (Komunitas Cosplay Indonesia) untuk memberikan keterangan siapa saja yang akan tampil pada acara ini. FP KCI: Https://www.facebook.com/CosplayIndonesia
16. Panitia menyediakan ruang ganti bersama, namun tidak menyediakan penitipan barang. Kehilangan yang terjadi adalah tanggungjawab masing-masing peserta. Diharapkan setiap peserta menjaga barangnya masing-masing.
17. Peserta yang mengikuti kegiatan ini adalah peserta yang bersedia menang dan bersedia kalah serta menyetujui ketentuan panitia penyelenggara.
18. Jika merasa keberatan atau tidak bisa menerima kekalahan, diharapkan untuk tidak mendaftar dan mengikuti kegiatan ini.

-----------------------------------------------------------------------------------------------

PENDAFTARAN
Kirimkan  foto cosplaymu dan data-data ke inotaku.contest@gmail.com

SUBJECT: ROLEPLAY GAMES

Name: [Isi dengan nama cosplaymu]
Character: [Nama karakter]
From: [nama anime / nama game / nama movie / nama manga]
PS: [Isi dengan komentarmu / promosimu]

JANGAN LUPA KIRIMKAN FOTO COSPLAYMU (Dalam foto harus sendirian)

-----------------------------------------------------------------------------------------------

Contoh:
Name: Mr. Bara-Bare
Character: Usagi
From: Sailormoon
PS: Aku suka usagi sejak masih SD, karena lucu dan seksi, pilih aku ya.

-----------------------------------------------------------------------------------------------

Jika ada pertanyaan, dapat berkomunikasi via email: inotaku.organizer@gmail.com

Gyaru Ulzzang Contest

HADIAH

• Juara 1 (Gyaru Ulzzang) : Uang Tunai Rp. 1.000.000,-
• Juara 2 (Gyaru Ulzzang) : Uang Tunai Rp. 500.000,-

GENERAL RULES 

1. Terbuka untuk semua usia tanpa memandang batasan usia.
2. Kirimkan foto asli dirimu dengan makeup bertema gyaru atau ulzzang (pilih) dg style fansign, kalau kamu Gyaru tulis: "GYARU HOT EVENT 2013", kalau kamu Ulzzang, tulis: "ULZZANG HOT EVENT 2013"
3. Make-up dirimu sebagus dan sekreatif mungkin.
4. Foto sendirian, tidak boleh berdua.
5. Foto boleh edit photoshop tapi jangan keterlaluan.
6. Fotonya harus kelihatan minimal setengah badan, Style busananya mesti terlihat di foto.
7. Peserta menyutujui bahwa foto yang dikirimkan boleh dipergunakan oleh panitia/juri untuk keperluan promosi atau event.
8. Batas pendaftaran dan pengiriman foto adalah tanggal: 20 Oktober 2013
9. Mengirimkan Foto dan data ke alamat email: inotaku.organizer@gmail.com
10. Peserta yang mengikuti kontes BERSEDIA KALAH atau MENANG, sesuai keputusan panitia/juri.
11. Peserta yang tidak mentujui sebagian atau seluruh peraturan ini, jangan mengikuti kontes ini.
12. Biaya Pendaftaran gratis, cukup membeli HTM.

METODE PENILAIAN

1. Foto yang dikirimkan dan disetujui panitia/ juri akan diupload dan diposting di: fp KHCI.
2. Peserta mengumpulkan vote like. 
3. Vote like yang ketahuan pakai metode barter like, Peserta berhak digugurkan panitia juri. Tidak bisa diganggu gugat.
4. Vote like yang ketahuan berasal dari luar negeri, Peserta berhak digugurkan panitia juri. Tidak bisa diganggu gugat.
5. Hanya 50% peserta dengan vote tertinggilah yang lolos masuk tahap 2. 
6. Tahap 2 adalah peserta hadir mengikuti sesi audisi final di acara HOT EVENT 2013, Hari Minggu,  tanggal 3 November 2013.
7. Sesi audisi final, adalah dimana para peserta menampilkan pose atau kreatifitas lain di atas panggung, dan menjawab beberapa pertanyaan dari panitia/juri. Musik pengiring dibawa sendiri oleh peserta dg membawa USB Flashdisc.
8. Diatas panggung, peserta mengenalkan diri, menceritakan sedikit proses dan alasan mencapai karakter Gyaru / Ulzzang. Dan juga menceritakan apa itu Gyaru kalau dirinya adalah Gyaru, dan menceritakan Ulzzang kalau dirinya adalah Ulzzang.

EMAIL PENDAFTARAN

Judul Email: GYARU ULZZANG CONTEST

• Nama :
• Umur :
• Domisili :
• Tema yang diambil : gyaru/ulzzang
• Alasan mengikuti kontes ini : 
• Arti Gyaru / Ulzzang menurutku : (jawab mengenai gyaru saja kalau kamu gyaru, dan jawab mengenai ulzzang saja kalau kamu ulzzang)
• Alamat email: (tidak usah diisi jika tidak mau dipublikasikan)
• Link FB: (kalau ada) (tidak usah diisi jika tidak mau dipublikasikan)
• Link Twitter: (kalau ada) (tidak usah diisi jika tidak mau dipublikasikan)
• Makeup & teknik yang dipakai :

Bersedia mengikuti seluruh peraturan / ketentuan dari panitia? YA / TIDAK?

STANDBOOTH KOMUNITAS

TUJUAN

Mempromosikan dan mensosialisasikan langsung kepada masyarakat mengenai bakat dan potensi yang dimiliki tanah air untuk menciptakan peluang bisnis produk kreatifitas. Sekaligus memberikan wadah & event unjuk komunitas unik /kreatif Indonesia.

Panitia penyelenggara menyediakan 12 unit STAND GRATIS, khusus untuk club/komunitas non-profit yang kreatif / unik yang ingin bergabung / bekerjasama. Biaya stand : FREE / GRATIS. Pendaftaran ditutup jika sudah memenuhi quota.

----------------------------------------------------------------------------------

TUJUAN STAND KOMUNITAS KREATIF

1. Promosi komunitas kreatif / unik.
2. Rekrut member baru
3. Menciptakan peluang bisnis kreatif
4. Gathering sesama komunitas kreatif
5. Pameran bakat dan potensi kreatif / unik
6. Workshop, demo, service & social education

----------------------------------------------------------------------------------

KETENTUAN BERGABUNG

Pendaftaran stand

1. Peserta tidak perlu membayar sejumlah uang sewa stand, Biaya sewa stand  FREE (gratis) sudah dibayar 100% oleh KHCI. Biaya Free ini mungkin akan berubah di event mendatang.
2. Sistem kerjasama simbiosis mutualisme.
3. Sistem kerjasama saling mempromosikan.
4. Peserta yang terdaftar dilarang menyewakan / mengalihkan kepesertaannya pada pihak lain.
5. Booking lokasi stand berarti sudah menyerahkan formulir yang telah diisi dan telah ditandatangani.

Stand

1. Stand ukuran: 2m x 3m, 1 meja, 2 kursi, fasilitas listrik standar (2Amp), TANPA PARTISI. Penambahan partisi & listrik dikenakan charge tambahan.
2. ID Card: Maksimal 3 pcs (FREE PASS) per stand. Tidak ada penambahan ID Pass.
3. Jadwal loading & dekorasi adalah H-1, Jumat, 1 November 2013, pk. 11.00 - 20.00 WIB. Pada saat masuk  barang, peserta tidak perlu surat loading. Namun pada saat bongkaran unloading, Panitia akan menerbitkan surat Unloading.
4. Jadwal unloading / bongkaran adalah hari Minggu, 3 November  2013, pk. 22.00 - 22.00 WIB.
5. PESERTA diharapkan tidak bongkaran sebelum pukul:  20:30 WIB karena akan mempengaruhi psikologis stand lain dan pengunjung.
6. Mesti ada nama stand yang cukup besar dan terbaca dengan baik. Tidak boleh apa adanya, misalnya secarik kertas bekas lecek dengan tulisan spidol asal-asalan. Visualisasi stand diharapkan membuat pengunjung langsung mengerti bahwa ini adalah stand apa.
7. Peserta membuat dekorasi stand yang menarik dan kreatif dan tidak asal jadi. Dekorasi dan perlengkapan disediakan sendiri oleh peserta.
8. Stand tidak boleh telihat kumuh dan berantakan. Setiap Peserta wajib menjaga kebersihan dan keamanan masing stand.

Produk dalam stand

1. Pesera disarankan membuat area pajang dalam standnya secara menarik dan kreatif.
2. Peserta diperbolehkan membawa sendiri etalase atau rak pajangnya.

Penjualan produk

1. Prinsipnya stand komunitas tidak diperkenankan berjualan & bertransaksi.
2. Stand komunitas adalah organisasi nirlaba, karena itu tidak diijinkan melakukan penjualan atau transaksi apapun, termasuk menerima pesanan after event. Hal ini dilakukan untuk melindungi dan menghormati  Peserta lain yang membayar sewa stand. Panitia mungkin bisa dibohongi, tetapi komunitas seperti ini akan dinilai tidak jujur dan amat tidak terpuji.
3. Termasuk di dalamnya adalah dilarang mempromosikan produk / brand perusahaan dengan alasan apapun.
4. Peserta yang ingin melakukan penjualan atau transaksi harus melaporkan pada panitia untuk dipertimbangkan mendapatkan ijin atau tidak. Tidak ada jaminan akan diijinkan.
5. Dan jika diijinkan maka hanya dibatasi untuk produk untuk handmade & home made limited oleh pesertanya sendiri. No home factory. No mass product. Dan bukan ajang titip jual, termasuk menerima pesanan after event. Hal ini dilakukan untuk melindungi  dan menghormati Peserta lain yang membayar sewa stand.
6. Tidak boleh menumpang (nebeng) penjualan produk lain dan semacamnya yang bukan buatan peserta bersangkutan. Hal ini dilakukan untuk melindungi  dan menghormati Peserta lain yang membayar sewa stand.
7. Peserta yang diijinkan melakukan penjualan, peserta diwajibkan memberikan satu atau beberapa produknya kepada Panitia penyelenggara.

Promosi

1. Peserta wajib mengundang teman dan kerabatnya untuk hadir dan bergabung dalam event ini baik sebagai peserta maupun pengunjung.
2. Peserta wajib mempromosikan event dengan caranya masing-masing, Baik menggunakan FB invitation, FB wallnya sendiri, Blackberry messenger, Deviantart circle, myspace, twitter, dan sebagainya. Peserta wajib mempromosikan event dengan melampirkan screenshot, link, atau bukti lainnya.
3. Peserta tidak boleh mempromosikan dan melakukan penjualan produk yang berasal dari perusahaan tertentu atau perusahaan manapun.
4. Jika peserta memiliki LOGO, silakan kirimkan logo via email, agar dicantumkan pada aktivitas promosi / publikasi kegiatan event yang dilakukan Panitia Penyelenggara antara lain media facebook & poster publikasi.

Aktifitas pada saat event

1. Stand harus diisi penuh selama 2 hari. 
2. Sebagai stand komunitas, Peserta diharapkan mengadakan kegiatan service, workshop, lomba, demo, gathering dan sebagainya, dengan konfirmasi panitia penyelenggara sebelumnya. 
3. Peserta disarankan membuat & mengisi acara baik di stand-nya ataupun di PANGGUNG Mini Stage. Bagi yang ingin menggunakan panggung harap menghubungi panitia untuk berkoordinasi mengenai rundown / jadwal acara.
4. Prinsip utama stand komunitas adalah gathering, promosi, & social education, bukan berjualan atau profit oriented.
5. Peserta wajib menghormati pengunjung dan pihak lainnya untuk tidak menggunakan komunikasi kasar / kotor / tidak sopan dalam bentuk apapun.
6. Peserta dilarang  melakukan kegiatan bertentangan dengan hukum, seperti membawa atau menggunakan Narkoba, Membawa senjata tajam, senjata api, bahan peledak dan aksi kekerasan baik terhadap manusia maupun binatang pada saat event berlangsung. Termasuk menghimbau kepada para fans, komunitas atau dan kerabat lainnya.
7. Peserta dilarang melakukan kreatifitas apapun yang terkesan negatif, abnormal, menghina, kampanye politik, perbuatan kriminal, memberi contoh yang tidak baik kepada anak-anak kecil, kejam terhadap binatang, dan lain-lain sejenisnya.
8. Barang-barang berharga dan bernilai mohon diletakkan dan dijaga hati-hati untuk mencegah kemungkinan hilang atau rusak baik sengaja ataupun tidak yang dilakukan oleh pengunjung yang melihat-lihat atau berniat mencuri. Panitia tidak bertanggungjawab jika terjadi kehilangan.
9. Laptop, Handphone, Blackberry, Ipad, Galaxy Tab, Dompet, Uang jangan ditaruh begitu saja tanpa pengawasan untuk mencegah hal-hal buruk (hilang/rusak) yang mungkin terjadi baik oleh sesama teman, sesama stand, maupun pengunjung.
10. Komunitas yang baik adalah pecinta kebersihan. Membantu mengkampanyekan kebersihan walaupun kekurang tempat sampah. Baik dengan ide meminta tong sampah pada cleaning service ataupun ide membawa kantong kresek untuk sampah.

Pada saat pulang

1. Peserta diharapkan tidak bongkaran sebelum pukul:  20:30 WIB baik pada hari sabtu maupun minggu.
2. Pada saat tutup, para Peserta diharapkan menutup standnya dengan baik dan rapi, Peserta bisa menutup standnya dengan kain atau bahan terpal. Barang-barang berharga harap dibawa pulang.
3. Barang-barang berharga dan bernilai mohon dibawa pulang jangan ditinggalkan ataupun dititipkan di area pameran, baik kepada sesama stand, maupun kepada panitia.

Lain-lain

1. Panitia / penyelenggara terbuka untuk ide / masukan / kerjasama lain yang masih berhubungan dengan tujuan mengembangkan komunitas dan event.
2. Dalam keadaan Force Majeure, maka semua pihak tidak berhak menuntut ganti rugi dalam bentuk apapun juga pada Panitia / Penyelenggara.

===========================================================

FORMULIR PENDAFTARAN
Bagi yang berminat, silakan copy-paste isi data-data dibawah ini dan kirimkan ke: inotaku.organizer@gmail.com

Subject: DAFTAR STAND KOMUNITAS [HOT EVENT 2013]

• Nama stand : _________
• Ini stand apa / komunitas apa? : __________ (jelaskan secara singkat dan jelas)
• Nama pendaftar (sesuai KTP) : __________
• Alamat FB: __________
• Kota domisili: __________
• Tujuan bergabung : __________

• Nama pimpinan komunitas : __________ no. HP:__________ email:__________
• Nama Contact Person:__________Jabatan:__________
• nomor HP 1: __________
• nomor HP 2: __________
• alamat email: __________

• Kegiatan yang akan dilakukan dalam event:__________
• Jenis produk dalam standbooth:__________
• Apakah akan berjualan dalam standbooth? YA/TIDAK
• Jika Ya, sebutkan, produk apa:__________
• Produk yang akan diberikan pada panitia:__________
• Free Tiket yang diminta, maksimal 3 orang: (cantumkan nama dan posisi/jabatan)
• 1._________
• 2._________
• 3._________
• (Metode yang akan dipakai adalah model absensi nama dengan memperlihatkan KTP)

• Jumlah orang/anggota dalam stand: _________
• Bersedia membantu mempromosikan event ini? YA / TIDAK
• Setuju untuk tidak berjualan atau berpromosi produk yg tidak berhubungan dengan produk buatan sendiri: YA / TIDAK.
• Peserta wajib hadir dikedua hari, baik hari Sabtu dan hari Minggu:YA/TIDAK

• Mempromosikan event dan mengundang teman / kerabat? YA / TIDAK dengan cara apa, sebutkan: __________
• Menyetujui  & bersedia mengikuti ketentuan panitia penyelenggara? YA / TIDAK
• Lampirkan cara / screenshot / bukti / link promosinya: __________

----------------------------------------------------------------------------------

LAMPIRAN

• Lampirkan profil, data, dokumentasi komunitas.
• Lampirkan logo komunitas untuk dilampirkan pada media promosi kami.

----------------------------------------------------------------------------------

CATATAN

• Panitia Penyelenggara akan mempelajari data-data yang dikirim dan mempertimbangkan jumlah standbooth yang masih tersedia.
• Bagi pendaftar yang disetujui, Panitia Penyelenggara akan mengirimkan jawaban via email.
• Untuk informasi lebih lanjut jika ada pertanyaan, bisa email ke: inotaku.organizer@gmail.com